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物业档案管理12条风险防范措施

作者:怡和物业 时间:2023-08-17 15:06:26
  1、提高物业服务企业及档案管理人员、全体员工的档案管理意识,尤其是保密意识和法律意识;  2、制定合理规范的档案管理制度、规范作
  1、提高物业服务企业及档案管理人员、全体员工的档案管理意识,尤其是保密意识和法律意识;

  2、制定合理规范的档案管理制度、规范作业程序,明确落实责任人,杜绝档案管理混乱、职责不清的情况出现;

  3、严格执行物业档案的保存、利用、借阅流程与规定,防止档案信息流失、泄露;

  4、加强培训,提高全员档案意识,提高对档案司法举证作用的认识,形成日常工作中留存证据归档的工作习惯,加强档案管理人员专业知识培训,提高档案管理的专业技能,实现档案管理的专业化;

  5、加强物业档案规范化管理,制定切实可行的档案管理办法,明确物业档案的内容和标准,抓好承接查验环节的资料验收和接收;管理服务过程要重视记录并留存;档案收集、整理阶段要保证资料收集齐全、完整、全面;规范档案保管、借阅、移交和销毁等作业程序,明确责任人;

  6、注重物业档案信息化管理,利用计算机存储物业档案信息,保证档案寿命,方便查找和节省时间;

  7、物业档案管理纳入全面物业管理工作中,建立健全物业档案管理的各项规章制度,明确物业档案管理的岗位职责,对物业档案信息的分类、保存事先做出明确规定,实施全方位管理,保证档案保管质量;

  8、加强全员档案管理工作的宣传教育培训,提高全员档案管理意识,加大人、财、物的投入,改善档案管理的硬件条件;

  9、提升物业档案管理人员的综合素质,加强档案管理人员培训工作,提升他们的专业知识和专业技能;人员招聘应考虑物业档案管理的专业人才需求,创新档案管理手段,提升档案保管水平;

  10、制定严格的物业档案利用制度,明确物业档案借阅、利用的流程、规则和办法,明确档案使用人使用规定、责任承担等内容;

  11、建立物业档案公开查阅制度,尊重业主知情权,满足内部物业管理需要;

  12、通过更新技术手段,方便物业档案查阅,提高物业档案利用效率。

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